Vous avez donné à vos clients toutes les informations dont ils ont besoin, sur le voyage, sur vos conditions. Parfait!

Il est prêt à s’inscrire!

Pour cela, vous allez devoir lui faire signer et lui remettre un contrat de voyage.

De quoi s’agit-il? De quoi est-il composé?

A quoi sert le contrat de voyage?

Pour votre client

Le contrat permet à votre client d’avoir une trace écrite de ce qu’il a commandé, ici un voyage.

Il y trouve les informations relatives au voyage, à vos conditions. Il sait à quoi s’attendre, quels sont ses droits et ses obligations.

N’oublions pas que le Code du Tourisme a pour but (en partie) de protéger les consommateurs!

Pour vous

Le Code du Tourisme vous protège aussi, en tant qu’opérateur, et le contrat de voyage est une bonne chose pour vous également.

Le contrat, en mettant par écrit les prestations prévues pendant le voyage ainsi que les conditions de vente, garantit que votre client en a bien pris connaissance. Il sait ce qui est prévu, ce qui se passera en cas de problème (par exemple, si le nombre minimum de participant n’est pas atteint). Cela vous protège vous aussi en cas de litige.

Qu’est-ce qui doit apparaître dans le contrat de voyage?

Le contrat de voyage est composé de différents éléments.

Les Conditions Générales de Vente

Il semble logique que les CGV fassent partie du contrat de voyage.

En effet, les Conditions générales de vente règlent toutes les formalités et conditions dans lesquelles vous vendez vos voyages.

Elles vous permettent de fixer les règles applicables à tous vos voyages.

Ainsi vous y précisez les modalités de paiement, les conditions en cas d’annulation ou de modification de vos voyages, vous y informez vos clients sur les formalités administratives à remplir, etc.

Les CGV indiquent également ce qui constitue le contrat de voyage. Il est important d’y noter que le descriptif du voyage qui figure sur votre site internet ou dans votre catalogue en fait partie. Nous allons le voir, ces éléments sont essentiels à la conclusion du contrat.

Les Conditions Particulières de Vente

Le contrat de voyage règle la vente d’un voyage à votre client. Les caractéristiques principales du voyage doivent donc y figurer.

Ce sont toutes ces indications que nous avons vu dans les Conditions particulières de vente:

• la destination,
• l’itinéraire,
• les dates,
• le nombre de nuitées,
• le transport,
• l’hébergement (s’il est inclus)
• la taille minimum et maximum du groupe
• etc.

Nous avons vu que le descriptif complet du voyage pouvait tenir lieu de CPV. Tout ce que vous y indiquerez fait partie intégrante du contrat.

Comme vous avez noté dans vos CGV que le descriptif du voyage publié sur votre site internet ou dans votre catalogue fait partie du contrat du voyage, vous n’avez pas besoin d’en insérer une copie dans le contrat que vous remettrez à votre client.

Le formulaire d’inscription

Le formulaire d’inscription vous permet de récupérer les informations essentielles à la réservation de votre voyage.

Le contrat étant nominatif, le nom, prénom et date de naissance de votre client y figurent. Vous pouvez y ajouter toutes données dont vous aurez besoin pour votre activité spécifique.

Par exemple, pour un stage de parapente en Espagne, vous aurez besoin de connaître son niveau, s’il a un brevet, quel type de matériel il aura.

Si vous exigez une assurance, c’est le moment d’en demander la preuve.

Enfin, n’oubliez pas de faire apparaître sur le formulaire les dates et la destination du voyage auquel votre client s’inscrit.

Le contrat

Enfin, vient le contrat proprement dit.

C’est la page sur laquelle le client s’engage à participer au voyage tel que décrit dans les CPV, à respecter les CGV, à régler le voyage selon les modalités mises en place.

Il reconnaît être en possession de toutes les informations dont nous venons de parler et il reconnaît que les informations qu’il a données dans le formulaire sont exactes.

Sur cette partie doivent figurer la signature du responsable de l’agence de voyage ainsi que la signature du client.

Quel format doit prendre le contrat?

La loi stipule que vous devez fournir à vos clients une copie durable du contrat.

Lorsque votre client s’inscrit, donnez lui ou faites lui parvenir une copie du formulaire, du contrat et des CGV.

Nous l’avons vu, les Conditions Générales de Vente indiquent clairement ce qui est contenu dans le « Contrat de voyage ». Une fois votre client en possession de tous ces éléments, il peut vous retourner une copie du formulaire accompagné de la partie contrat signée.

Vous n’avez pas besoin de conserver sur papier l’intégralité des documents. Vous pouvez tout à fait les conserver en format numérique.

Vous avez tous les documents? Vous pouvez emmener votre client en voyage!