Pourquoi faire appel à une agence de voyages?

11 Juin 2020 | Vendre des voyages

En France, la vente de voyages est réglementée. Les organismes qui veulent vendre des séjours ou organiser des voyages doivent se conformer à un certain nombre de règles.

Ces règles existent depuis longtemps. Afin de protéger les voyageurs, les agences de voyages doivent depuis toujours obtenir l’aval de l’administration pour développer leur activité.

Si cela semble normal pour les agences de voyages, les entreprises dont le coeur de métier est la vente de séjours, qu’en est-il des entreprises dont ce n’est pas la principale activité?

Prenons par exemple les écoles de parapente.

Leur activité est de former les parapentistes, leur apprendre à voler. Cette formation passe par les voyages. Ils permettent de découvrir de nouveaux sites de vols, de voler dans des conditions différentes de celles dont ils ont l’habitude. C’est pour cela que la plupart des écoles proposent quelques voyages chaque année.

Jusqu’à l’été 2018, il régnait un certain flou pour ces situations. Les écoles organisaient leurs voyages. On n’y prêtait que peu d’attention.

En Juillet 2018, la France a retranscrit dans le droit français des directives européennes, qui visent à renforcer la réglementation sur la vente des voyages.

Désormais, il n’est plus possible de passer à côté.

Qu’implique cette loi pour les organismes vendant des voyages?

Pourquoi les entreprises dont ce n’est pas l’activité principale ont-elles intérêt à travailler en partenariat avec des agences?

La loi sur les voyages à forfait

La loi sur les voyages à forfait de 2018 met à plat, réaffirme certains grands principes de la vente de voyages et en inscrit de nouveaux.

Pour commencer, il faut savoir de quoi l’on parle. Que sont les “voyages à forfait” et les “prestations de voyage liées” dont il est ici question?

Les voyages à forfait et les prestations de voyages liées

Le voyage à forfait, comme son nom l’indique, est un voyage vendu sous forme de package. Il inclut plusieurs prestations – au minimum deux: le transport, l’hébergement, les activités, etc. Le voyage doit durer au moins 2 jours, ou inclure une nuitée.

Ce regroupement de prestation prend le nom de voyage à forfait dès lors que vous le vendez comme un tout, pour un tarif global.

Reprenons l’exemple d’une école de parapente.

Vous vendez un stage de parapente à la Dune du Pyla. Votre stage inclut le transport jusqu’à la dune, le logement au camping et l’encadrement par des moniteurs de parapente. Il dure 5 jours. Vous annoncez à vos élèves un tarif global de 480 €. 

Ce stage entre dans la catégorie des voyages à forfait.

Pour éviter d’entrer dans cette catégorie, me direz vous, il suffit de ne proposer que l’encadrement et de demander aux élèves d’organiser eux mêmes le transport vers la dune et le logement sur place.

Oui, mais!

Après avoir réservé chez vous l’encadrement, l’élève ira acheter des billets d’avion ou de train, dans la foulée, pour bénéficier de tarifs attractifs.

S’il achète un autre élément de son voyage dans les 24h suivant la réservation du stage, il s’agit alors d’une prestation de voyage liée.

Il en va de même s’il réserve son logement dans le camping que vous lui suggérez. Car il est évident que pour faciliter l’organisation sur place, vos élèves doivent loger au même endroit. La vie en groupe pendant cette semaine fait partie intégrante du stage.

Ainsi, que vous recommandiez un prestataire ou que votre client achète un élément de son voyage dans les 24h suivant sa réservation chez vous, vous aurez vendu ce que l’on appelle une prestation de voyage liée.

Deux étapes obligatoires pour vendre des voyages

Si vous vendez l’un de ces deux types de voyages, vous êtes donc considérés comme opérateur de voyage.

En tant que tel, vous avez deux grandes démarches à effectuer.

La première consiste à cotiser à un fonds de garantie.

Le fonds de garantie est en réalité une assurance. Il permet de prendre le relai auprès de vos clients et prestataires en cas de faillite.

Autrement dit, si vous n’êtes plus en mesure de régler à vos fournisseurs les prestations que vous avez réservées pour vos clients, le fonds de garantie sera mobilisé, soit pour rembourser vos clients des voyages qu’ils s’apprêtent à faire, soit pour leur permettre de terminer un voyage en cours.

Différents organismes peuvent vous fournir ce fonds de garantie:

  • l’Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme, APST. Il s’agit d’une association représentant les opérateurs de tourisme.
  • un groupement d’associations ou d’organisme à but non lucratif, tel que le FMS UNAT. Celui ci représente les associations ayant une activité liée au tourisme.
  • un établissement de crédit, une société de financement ou une société d’assurance.

La seconde est d’obtenir votre immatriculation auprès d’Atout France.

Agence de développement du tourisme en France, Atout France accompagne toutes les entreprises liées au tourisme dans leur activité. Son but est avant tout de vendre la France comme destination touristique. En cela, elle aide les collectivités et les entreprises locales à se développer et à développer leur communication pour attirer des touristes.

Dans un second temps, elle veille à ce que les organismes de tourisme respectent les règles. Ainsi, elle s’assure que les services proposés aux touristes soient de qualité.

Il paraît donc normal qu’elle s’occupe également de la vérification des agences de voyages.

Dans ce domaine, elle gère l’immatriculation des opérateurs de voyages. Chaque entreprise considérée comme opérateur de voyage doit remettre à Atout France un dossier complet. Ce dossier expose le projet de l’entreprise, reflète son sérieux et fournit les preuves que l’entreprise possède bien les assurances et garanties nécessaires.

A l’issue de l’étude du dossier, un numéro d’immatriculation est remis à l’entreprise.

C’est là le précieux sésame qui vous permet de vendre vos voyages.

Les obligations de l’opérateur de voyage vis à vis de ses clients

Dans toute activité commerciale, il existe des règles. Celles-ci visent à protéger les consommateurs, mais aussi, dans une certaine mesure, les entreprises.

Ces règles concernent notamment l’information de vos clients.

Les Conditions Générales de Vente

En effet, ceux-ci doivent connaître les conditions dans lesquelles ils achètent un voyage.

Ce sont là les conditions générales de vente.

Elles décrivent, comme leur nom l’indique, les conditions générales qui s’appliqueront à tous les voyages que vous vendrez, peu importe leur destination.

Certaines sont très générales et concernent la vente proprement dite. D’autres sont spécifiques aux voyages.

On y trouve ainsi les modalités de paiement, les modalités d’annulation ou de modification du voyage, des informations concernant les formalités de voyages (passeports, formalités administratives ou médicales), mais aussi les informations concernant les assurances souscrites par l’opérateur de voyage ainsi que son numéro d’immatriculation. Pour en savoir plus sur les conditions à faire figurer dans les Conditions Générales de Vente, vous pouvez consulter l’article Informer vos client, les Conditions Générales de Vente.

Les Conditions Particulières de Vente

Vos clients doivent également savoir quel voyage ils effectuent et ce qui est inclus ou non.

Ce sont les conditions particulières de vente.

Celles-ci décrivent le voyage à proprement parler. Doivent y figurer les dates du voyage, le type d’hébergement s’il est inclus, le mode de transport, les activités prévues, etc.

Le descriptif du voyage que vous publiez dans votre brochure, dans vos locaux ou sur votre site internet doit contenir tous ces éléments. Le descriptif du voyage fait en effet office de conditions particulières de vente.

Il est de votre intérêt de détailler le plus possible le voyage. Vos prestations seront clairement énoncées et votre client ne s’attendra pas à autre chose. Cela lève tout risque de malentendu, et donc de réclamation.

Un document pour récapituler la vente d’un voyage: le contrat de voyage

Toutes ces informations doivent être à disposition de vos clients avant qu’ils ne réservent leur voyage.

Une fois que votre client se décide et souhaite réserver, vous lui faites remplir un bulletin d’inscription. Ce bulletin vous permet d’obtenir les informations dont vous avez besoin pour organiser le voyage et éventuellement effectuer les réservations pour votre client.

Par ce bulletin, votre client confirme également son souhait de participer à ce voyage, ainsi que son acceptation de toutes les conditions dont nous venons de parler.

Il s’agit du contrat de voyage.

Le descriptif du voyage ainsi que les conditions générales de vente font partie du contrat de voyage. Votre client doit en avoir une copie, avec la copie du bulletin d’inscription. Une copie papier n’est pas nécessaire. La loi demande que vous fournissiez une “copie durable”. La version numérique est aujourd’hui reconnue comme telle.

Voici donc les obligations que les organismes qui vendent des voyages doivent remplir. 

Décollage de St Leu

Quelles sont vos options pour vendre des voyages?

Plusieurs options sont possibles pour vous permettre de continuer à proposer vos voyages.

L’immatriculation, la solution pour tous?

Si vous souhaitez continuer à vendre des voyages à vos clients, vous pouvez entamer les démarches pour vous inscrire comme opérateur de voyages. 

Il vous faut alors remplir toutes les obligations sont nous avons parlé plus haut. 

Tout d’abord du côté administratif, vous devez accomplir un certain nombre de démarches.

Vous devez cotiser à un fonds de garantie. Vous pouvez choisir l’un des organismes cités plus haut. Dans tous les cas, vous devez lui présenter un dossier complet concernant votre activité en générale et particulièrement la partie voyage. 

Vous devez également inclure dans votre assurance responsabilité civile professionnelle la vente de voyage, voire en conclure une nouvelle spécialement pour cette partie de votre activité.

En interne, vous devez mettre à jour vos procédures de vente. Vous devez rédiger, ou faire rédiger, les conditions générales de vente spécifiques pour les voyages. Elles s’ajouteront aux conditions de vente dont vous disposez déjà pour votre activité.

Il faut aussi adapter la diffusion des informations concernant vos voyages, compléter leur description pour y inclure toutes les mentions obligatoires. Votre site internet ou vos flyers / affiches doivent décrire le plus précisément possible le contenu du voyage. N’oubliez pas non plus de noter ce qui n’est pas compris dans votre voyage. Vous éviterez ainsi tout malentendu avec vos clients.

Que risquez vous si vous continuez à vendre des voyages sans immatriculation?

Toute cette organisation, toutes ces démarches peuvent être décourageantes. Cela semble fastidieux et compliqué. Ca l’est d’autant plus que la vente de voyage n’est pas votre coeur de métier, mais une partie de votre activité. Vous ne connaissez donc pas les règles qui régissent ce domaine. Vous adapter vous demandera du temps, pour faire des recherches, pour vous assurer que vous avez tout bien mis en place. 

De plus, cela va induire des coûts supplémentaires pour votre structure. Les frais d’immatriculation, d’assurance et de garantie sont assez élevés. 

Vous devez donc vous poser la question de la rentabilité de l’opération.

Que faire alors?

Abandonner les voyages? Ce serait dommage! Sans être au centre de votre activité, ils en font partie. Sans les voyages, vous restez dans votre région, vous limitez votre activité et la progression de vos élèves. Qu’il s’agisse de parapente, de sports nautiques, d’escalade, ou tout autre sport de montagne, la découverte de nouveaux sites de pratique est une étape de la formation.

Continuer comme avant? C’est tentant! Après tout, cela fonctionnait bien jusqu’ici, pourquoi cela changerait-il? C’est un pari risqué. D’une part, parce que nous vivons dans un monde de plus en plus procédurier. A la moindre contrariété, les individus cherchent réparation. Le code du tourisme et la loi sur la vente de voyages à forfait sont là pour protéger le consommateur, certes, mais ils vous protègent également. Vous êtes responsable des voyages que vous vendez et de leur bonne exécution. En cas de problème au cours d’un voyage, non seulement votre client pourrait se retourner contre vous, et vous n’auriez alors aucun recours. D’autre part, si vous n’êtes pas immatriculés, vous risquez 1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende, ainsi que la fermeture provisoire ou temporaire de votre établissement. 

Le jeu en vaut-il la chandelle?

Confier l’organisation et la vente des voyages à une agence

Vous faire immatriculer comme opérateur de voyage est compliqué et ce n’est pas une solution rentable pour votre entreprise. Pour autant, vous n’avez pas envie d’abandonner votre offre de voyage.

Alors une dernière solution s’offre à vous. Confier à une agence de voyage l’organisation et la vente de vos voyages.

L’expertise de l’agent de voyage

Organiser des voyages est le métier d’un agent de voyage. Il en connaît les règles, le fonctionnement. Il pourra vous guider dans ce nouveau domaine, vous expliquer ce que vous pouvez faire et ce que vous ne pouvez pas faire.

Vous pourrez vous laisser guider par l’agence de voyage. Elle vous indiquera les informations à communiquer à vos clients ainsi que la procédure d’inscription.

Cela vous permettra, entre autres, de gagner du temps et de vous concentrer sur votre activité de base.

Un gain de temps

En effet, d’une part, c’est l’agence qui a fait toutes les démarches pour s’inscrire. D’un point de vue administratif, vous êtes dégagé de ces obligations. Vous n’avez pas à travailler sur un dossier, ni à remplir les documents nécessaires à l’immatriculation.

D’autre part, vous n’avez pas à gérer le côté administratif de vos voyages. Chercher un hébergement, effectuer le suivi des dossiers (s’assurer que les inscrits ont donné toutes les informations requises, que les paiements sont effectués, etc.) n’est plus de votre ressort.

Vous gagnez donc du temps. Du temps pour vous concentrer sur votre activité, sur ce que vous savez faire. Du temps pour vos clients, pour entretenir les relations que vous avez avec eux. Du temps pour vous aussi, car en sachant que cette partie est gérée par un autre, vous n’êtes pas préoccupés, votre esprit est plus serein.

Au final, c’est votre entreprise qui en bénéficie.

La question financière

L’agence de voyage, par définition déjà immatriculée, supporte donc les frais d’établissement et d’assurance. Il est évident que déléguer la gestion de vos voyages à une agence aura un coût. 

Néanmoins, celui-ci sera bien moins élevé que le coût d’une inscription pour vous.

En effet, l’agence répercute ses frais de fonctionnement sur tous les voyages qu’elle vend. Ainsi, les frais d’immatriculation et d’assurance sont répartis sur tous ses clients. 

Reprenons notre exemple.

Une école de parapente s’inscrit comme opérateur de voyages. Elle propose chaque année 5 voyages. Pour être rentable, elle doit répercuter les frais d’établissement et de fonctionnement (immatriculation, assurances, fonds de garantie) sur ces 5 voyages. Ce qui induira une nette augmentation de son tarif.

Cette école décide de déléguer cette partie de son activité à une agence de voyage. L’agence s’occupe donc de ces 5 voyages, mais également des 5 voyages de deux autres écoles. Les frais ne sont plus répartis sur 5 voyages, mais sur 15. Le prix des voyages augmentera pour couvrir ces nouveaux frais engagés, mais de façon bien moins importante.

Il n’y a pas de solution parfaite ou miracle. Chaque organisme doit trouver celle qui lui convient le mieux, en fonction de son activité. 

Il est vrai que la loi sur les voyages à forfait impose des règles strictes. Les activités et sports d’extérieur s’adaptent difficilement à ces règles. Les solutions pour allier la protection des voyageurs et la pratique de ces activités sont encore à créer. En attendant, tous les acteurs devront faire des concessions et s’adapter, tout en respectant la loi.

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